Urobte si poriadok v kancelárii a svojich termínoch. Ako na to?

Každý z nás má svoj systém, ako postupovať v práci alebo organizácii svojich aktivít. Zdá sa vám, že sa ten váš rúca ako domček z karát? Alebo ste si konečne vyhradili čas na to, aby ste svoj systém zdokonalili či vôbec nejaký zaviedli? Ak je vaším cieľom pracovať čo najefektívnejšie a ušetriť čas strávený hľadaním, pátraním a problémami spôsobenými zlým plánovaním, čítajte ďalej. Dozviete sa, ako si urobiť poriadok v kancelárii aj vo svojom pracovnom čase.

Archivácia, ktorá má hlavu a pätu pomáha zvládať každodenné úlohy

Čaká vás každý deň na pracovnom stole celá hora papierov a vy neviete, čo s nimi? Položiť ich “zatiaľ” niekam a potom, neskôr, bezcielne presunúť znova na iné miesto, dosiaľ ešte nikomu nepomohlo. Neporiadok sa tak hromadí a napokon vás doženie či chcete, alebo nie. Existuje však niekoľko pravidiel a nápadov, vďaka ktorým zavládne vo vašej kancelárii alebo sklade poriadok. Výhodou je, že sa rýchlo zorientujete, kedykoľvek potrebujete. A to nielen vy, ale i vaši kolegovia a spolupracovníci.

Základ archivácie je systém. Aký je ten váš?

Prvým krokom, ako si usporiadať kanceláriu, je nájsť účinný systém. Vopred si rozmyslite, čo chcete kam ukladať a následne umiestniť. Dokumenty a kancelárske potreby, s ktorými pracujete najčastejšie, si nechajte blízko stola. Tým, po ktorých siahate len občas, môžete nájsť miesto o niečo ďalej a nakoniec nezabudnite na prehľadný archív.

Vybavte sa pomocníkmi pre zrozumiteľnú archiváciu

Rozdeľte si to na drobné. K tomu, aby mala archivácia hlavu a pätu, potrebujete dokumenty usporiadať do prehľadných subsystémov. Zmluvu vložte do euroobalu, euroobal do zakladača a ten následne do archivačných boxov a škatúľ. Týchto pomocníkov skladujte v špeciálnych skriniach na archiváciu, prípadne v regáloch v miestnosti na to určenej (archív a podobne).

Nezanedbajte označenie a jeho pravidlá

Ak už ste vyriešili,akým spôsobom budete dokumenty skladovať, nezabudnite na dôsledné označenie. Použite známe pravidlá a postupy, ako napríklad zoradenie podľa dátumu alebo abecedné zoradenie, vzostupne alebo zostupne, podľa toho, ako vám to viac vyhovuje. V lepšej orientácii v rámci jednotlivých zakladačov pomôžu rozraďovače (farebné, číselné a podobne).

Systém nielen zaveďte, ale aj dodržiavajte

Základom poriadku a zorganizovanej kancelárie alebo skladu je nielen úvodné nastavenie a zavedenie systému. Dôležité je vysvetliť ich aj ostatným kolegom a spolupracovníkom, ktorí sa v ňom majú orientovať. A ešte podstatnejšie je zavedené pravidlá dodržiavať.

Zorganizujte si nielen kanceláriu, ale aj svoj čas

K efektívnemu pracovnému výkonu patrí aj dobre zorganizovaný pracovný deň. Ak sa vám zdá, že občas neviete, kam skôr skočiť alebo vám unikajú dôležité termíny, pomôžu tieto tipy.

Kalendár a diár sú vaším najlepším priateľom. Stačí si vybrať správnu formu

Hoci kalendár patrí k povinnej výbave každého kancelárskeho stola, len málokto ho dnes používa. Dôvodom sú modernejšie digitálne formy plánovania času. Ani tie však nezaručia, že na schôdzku prídete včas, najmä, ak si ju zabudnete poznačiť. Prvým krokom je teda vybrať si tú formu diára alebo plánovača, ktorý vám bude najviac vyhovovať.

Aj napriek výdobytkom modernej techniky dnes mnohí siahajú radšej po klasickej forme organizovania a plánovania – fyzických kalendároch. Aj tie si však môžete upraviť do kreatívnej podoby a vytvoriť si fotokalendáre. Napríklad s fotkami svojich najbližších, vzácnymi momentmi z dovolenky alebo motivačnými citátmi, ktoré vás každý pondelok nakopnú vpred. V prípade online kalendára sú určite nápomocné pripomienky, ktoré si môžete nastaviť podľa potreby. Napríklad s dostatočnou rezervou alebo typom upozornenia, ktoré uprednostňujete (vibrácie, melódia zvonenia a podobne).

Plánujte s dostatočnou rezervou

Ak sa vám často stane, že nestihnete splniť termín alebo dodať prácu či výrobky včas, zrejme váš time management niekde pokrivkáva. Okrem dôsledného značenia si termínov vyskúšajte plánovať s väčšou časovou rezervou. Musíte zahrnúť aj nepredvídateľné okolnosti (meškanie spojov, zlyhanie techniky a podobne). Samozrejme, nie vždy je to možné. Ak sa však pokúsite takúto rezervu zahrnúť do zorganizovania aspoň niektorých úloh a nepatríte k tým, ktorí radi pracujú pod stresom, táto rada vám padne na úžitok.

Určte si priority a prácu delegujte

Sú veci, ktoré treba vyriešiť neodkladne a tie, ktoré majú čas. Skôr, než si ich naplánujete do svojho diára, nezabudnite na jeden detail. Nechať si vždy trochu priestoru na úlohy, ktoré vám ešte možno pribudnú a budú mať prioritu najvyššiu. V ideálnom prípade majte po ruke záložný plán. Nik nie je predsa nenahraditeľný a zrejme aj vo vašom prípade platí, že môžete nejakú časť práce delegovať. Na podriadeného, kolegu alebo obchodného partnera.

Efektívny pracovný výkon si vyžaduje prostredie, v ktorom ide všetko ako od ruky. Zabudnite na hodiny hľadania v zakladačoch alebo v archíve. S týmito tipmi bude mať vaša archivácia systém, na ktorý sa môžete spoľahnúť a organizácia času hlavu a pätu. Všetky potreby a doplnky, s ktorými vám to pôjde ako po masle, nájdete na www.faxcopy.sk.

*Pri produktoch s ikonou 24h vám dokonca garantujeme dodanie do druhého dňa, takže môžete vyššie tipy zrealizovať o niečo skôr, než ste mali v pláne.

Objednať pomôcky na archiváciu